Każda osoba, która dokonuje najmniejszej pracy analitycznej w biznesie, posługuje się zapewne różnymi metodami pozyskiwania informacji od świata w którym pracuje. Jedną z nich jest warsztat o nazwie Event Storming. Oczywiście nie jest to sposób na rozwiązanie wszystkich kłopotów komunikacyjnych, ale wpasowuje się doskonale w odpowiednie warunki, aby doprowadzić np.: do odkrycia domeny biznesowej czy uporządkowania wiedzy na temat procesów. Event Storming ma 3 poziomy wtajemniczenia, patrząc przez pryzmat szczegółowości i tego co mamy uzyskać po warsztacie – ja opiszę pierwszy big picture. Jak sama nazwa wskazuje, będzie to spojrzenie na problematykę z lotu ptaka; takie podejście pozwala w miarę szybko zobrazować i uplastycznić myśli z wielu obszarów w danej organizacji.

1. Do czego wykorzystać big picture?
2. Na czym polega big picture?
3. Kogo zaprosić na taki warsztat?
4. Jak się przygotować technicznie na taki warsztat?

1. Do czego wykorzystać big picture?

Warsztat big picture może służyć wielu celom. W zależności jak mocno jesteśmy wsiąknięci w wiedzę na temat tej metody, tak dużo możemy z niej wycisnąć. Dotarłem do informacji, że nawet ktoś za jej pomocą zorganizował ślub. Nie widzę też przeszkód żeby zaplanować kampanię marketingową czy obojętnie jaki proces. 

Najbardziej widoczne zastosowanie big picture będzie widoczne na splątanej w procesy i zależności organizacji, która była samo dojrzewającym bytem przez kilka lat, gdzie fluktuacja i mnogość pomysłów była na porządku dziennym. Nikt nie ma nikomu za złe że pracuje i rozwija biznes, po to są kłopoty – przepraszam wyzwania – żeby je pokonywać 🙂. I wyobraźmy sobie teraz takie środowisko, gdzie z jednej strony biznes chce się rozwijać a z drugiej jest hamulec który sam się zaciąga z każdą decyzją, a właściwie wdrożonym nie zawsze przemyślanym rozwiązaniem. Jakie są skutki takiego biegu wydarzeń? A no takie, że w wyniku wielu decyzji podejmowanych w ciemno, ilość kłopotów się nawarstwia. A to daje nam w konsekwencji nieskalowalny system, który puchnie i jak wirus mnoży się w swej złożoności. Mówiąc o kłopotach, mam na myśli znaczenie tego słowa w każdej płaszczyźnie. To może być widoczne w niewydajnym systemie jak i procesie, który patrząc z boku może wydawać się ok, ale analizująć głębiej albo zadając sobie pytanie “dlaczego” – dochodzimy do wniosku, że przepalamy czas i tym samym kasę. 

Warsztat big picture ma nam pomóc zidentyfikować takie sytuacje, pokazać miejsca gdzie najbardziej się pali. Bardzo często to jest jedyny moment na refleksję nad tym co się robi w organizacji – w wielu przypadkach praca odbywa się tak szybko, że nie ma czasu załadować przysłowiowej taczki.

2. Na czym polega big picture?

W skrócie – warsztat big picture polega na ułożeniu na tablicy zdarzeń w logicznej kolejności, opisanych jako czasowniki w formie dokonanej w czasie przeszłym. Innymi słowy: czasowniki te będą nieść informacje o zakończonej czynności, w tym przypadku w czasie przeszłym, (bo języku polskim możemy też formy dokonanej używać w czasie przyszłym).

Pierwszą czynnością jaką robimy to ustalamy na jaki temat będzie dany warsztat, czy dotykamy określonego obszaru tematycznego czy jest to zupełna eksploracja wszystkich procesów w firmie. Wyobrażać sobie, że jeśli organizacja posiada wiele procesów to sam big picture można zrobić na poziomie ogólnym i szczegółowym, gdzie w tym drugim przypadku omawiamy określone subdomeny biznesowe, które powinny wyjść na warsztacie ogólnym.

Załóżmy na potrzeby tego artykułu, że będziemy omawiać ogólne spojrzenie na procesy. Warto powiedzieć zgromadzonym na początku spotkania jaki jest cel i w jaki sposób będziemy pozyskiwać informacje od nich. Muszą poznać podstawy takiego warsztatu – stąd też wprowadzenie do tej metodyki jest konieczne. Intro musi być tak zrobione, żeby też nie przesadzić i żeby na samym początku nie zniechęcić, wystarczy że powiemy krótko po co to robimy i co na koniec spotkania chcemy wspólnie uzyskać, a w pozostałych punktach programu prowadzimy za rękę i ewentualnie korygujemy.

Jeśli mamy już wstęp za sobą, możemy przejść do właściwej pracy – prosimy uczestników, aby na pomarańczowych karteczkach wypisali wszystkie zdarzenia jakie wykonują w kontekście swoich odpowiedzialności, ale w formie o jakiej pisałem wyżej. Takie zdarzenia lądują na tablicy, nie skupiamy się aby były one już uporządkowane w logicznej kolejności. Niech to będzie wylew nieuporządkowanych informacji każdego z uczestników. Często będzie tak, że te zdarzenia będą się powtarzać, przenikać. Może się zdarzyć też tak, że niektóre osoby nie będą potrafiły przestawić się na wskazaną formę, trzeba wtedy pomóc na konkretnym przykładzie. Ten początek czasami jest mało kaloryczny, uczestnicy mogą zauważyć brak sensu w tym co robią, dlatego ważne jest angażowanie ich w dyskusje i ciągłe bodźcowanie, tak aby sami mogli odkrywać problemy. 

Mając na tablicy przelane myśli w formie zdarzeń w opisanej wyżej formie, należy teraz ułożyć je w logicznej kolejności; czyli od lewej zaczniemy układać zdarzenia które dzieją się pierwsze w procesach. Ten moment zazwyczaj ożywia dyskusję i pobudza uczestników. Ja osobiście przechodzę przez każdą karteczkę i umiejscawiam ją w zgodzie z innymi w odpowiednim miejscu, duplikaty wyrzucam na podłogę a kłopotliwe kwestie rozkładam na prawie na części pierwsze.

Podczas rozmów na tematy w zdarzeniach gdzie pojawią się różne punkty widzenia, możemy wyodrębnić tzw. hot spoty czyli punkty zapalne w procesach gdzie już podczas dyskusji widać, że wymagają szczególnej uwagi. Daje się to zauważyć po powtarzających się uwagach od uczestników warsztatu. Nie należy tego bagatelizować a dobrze opisać i zaplanować co dalej z danym hot spotem zrobić. Może z niego wyjść kolejna sesja warsztatów, gdzie uwaga będzie skupiona na jednym wątku, albo od razu zadanie lub projekt do podjęcia. Często też przy takich dyskusjach można zapisać nisko wiszące owoce, tzw quick win’y – niski nakład pracy i szybki efekt. Do oznaczenia hot spotów używamy różowych karteczek. 

Następnie należy użyć karteczek do oznaczenia aktorów – małe żółte będą zazwyczaj prezentować jakieś persony, ja czasami używałem ich do oznaczenia również wewnętrznego systemu, aktorem może też być komputer. Duże bladoróżowe będą służyły do oznaczenia zewnętrznych systemów, na które raczej nie mamy wpływu. Przykładem takiego systemu może być bramka płatności.

Mając już trochę informacji na tablicy możemy spróbować je potwierdzić i doprecyzować. Najlepszym sposobem będzie powiedzenie na głos procesu, historyjki. Opowiadanie takie pozwala wyłapać luki albo błędy przez innych w przeciwieństwie do opowiadania w myślach po cichu sam na sam. Można też próbować zrobić walidację wsteczną, tzn przeanalizować zdarzenia od końca. Mózg człowieka opisujący historię od końca potrafi często się pomylić, a my właśnie tego chcemy na takim warsztacie. Im więcej wyłapiemy na poziomie kartek i markerów tym więcej zaoszczędzimy czasu a w konsekwencji pieniędzy. Z autopsji wiem, że najdroższy analityk jest tańszy od najtańszego programisty.

Podczas ciągłych rozmów na pewno będą pojawiały się pomysły a może i gotowe rozwiązania. Takie szanse zapisujemy na kolorze nadziei czyli zielonym. Uczestnicy warsztatu powinni mieć możliwość spojrzenia na całość, na chwilę refleksji i wspólne zdecydowanie z czym jest największy kłopot i gdzie widzimy największe szanse. Takie wnioski mogą być wysnute patrząc na różowe i zielone karteczki, czyli nasze hot spoty i propozycje rozwiązań. To może być wstęp do dalszej kontynuacji warsztatów ale już na innym poziomie, możemy wejść w szczegóły danego problemu, znając jego otoczenie, mając w głowie ewentualne zależności z innymi procesami.

Patrząc z odległości na karteczki, wiedząc też kto je przykleja, możemy już na tym etapie dostrzec granice pomiędzy procesami, możemy też dość łatwo wyodrębnić domeny biznesowe.

3. Kogo zaprosić na taki warsztat ?

Aby warsztat big picture był kaloryczny, muszą się na nim pojawić odpowiednie osoby. Jeśli prowadzimy takie spotkanie w swojej organizacji to plusem jest to że wiemy kogo możemy zaprosić – mam tu na myśl bardziej aspekt psychologiczny niż merytoryczny. Jednym słowem wiemy z kim się szybciej dogadamy a z kim nie. Niestety czasem jest tak, że jedynym dawcą informacji jest właśnie ta osoba, która wysysa z nas energię zanim minie pierwsze 15 minut spotkania. Potrzebujemy przede wszystkim tzw. ekspertów domenowych, czyli osób które znają się na swojej robocie. Wiedzą co robią, ale czasem nie wiedzą dlaczego to robią – i to na takim warsztacie mogą właśnie zobaczyć, że można łatwiej albo coś jest zupełnie bez sensu. Nie ma ograniczeń co do tego kto ma się pojawić, to wszystko zależy od tego co chcemy osiągnąć. W zależności od organizacji może być tam wyższy management, zarząd, ale też pracownicy niższego szczebla. Doświadczenie czasami pokazuje, że podejmowane projekty będące w głowie niejednego managera były stopowane na takim warsztacie, ponieważ był inny poziom wiedzy, brak zrozumienia. Takie spotkania są najbardziej owocne, gdzie przysłowiowe kłótnie pokazują gdzie jesteśmy, dokąd zmierzamy – oczywiście z perspektywy osoby prowadzącej warsztat. Dla innych czasem może to być szok.

Ważną postacią na takim warsztacie jest osoba, która poprawnie poprowadzi warsztat pod kątem technicznym. Tzw. facylitator, czyli ktoś kto potrafi w odpowiednim momencie zatrzymać wypowiedź, albo skierować ją zupełnie na inny tor. To osoba, która będzie też monitorowała ramy czasowe, nie będzie pozwalała na rozwalenie warsztatu np. przez gorącą dyskusję przy jednym hot spocie. To bardzo męczące zadanie fizycznie i psychicznie. Trzeba bardzo ostrożnie i odpowiednio z niektórymi uczestnikami się obchodzić, wymaga to siły, energii i ciągłej czujności aby nie wychodzić z roli. Taka osoba powinna być uczestnikiem warsztatu a nie mechanicznym narzędziem. Mam na myśli to, że jeśli czujemy że dyskusja jest bardzo wartościowa to facylitator, może wprowadzić inną notację na potrzeby dyskusji, albo ominąć jakąś. Warto żeby na warsztatach wymieniać się rolami, o ile będzie ich więcej niż jeden. Bardzo dobrze jak na takim spotkaniu osoba która prowadzi warsztat nie musi pełnić roli facylitatora. 

4. Jak się przygotować technicznie na taki warsztat ?

Jeśli jesteś osobą, która pierwszy raz organizuje taki warsztat, musisz pamiętać przede wszystkim o tym aby atmosfera na takim spotkaniu była odpowiednia. Nie ma na to złotej i jednoznacznej receptury, ale inaczej się pracuje w grupie z ludźmi, którzy chcą i mają jakiś impact na organizację, niż w grupie gdzie czujesz, że są tam za karę. Jeśli tylko możesz, dobierz takie osoby, z którymi się da. 

Przygotuj dobre czarne markery, oczywiście z nadwyżką. Potrzebujesz też – zgodnie z metodyką – karteczek samoprzylepnych: 

• pomarańczowe do zdarzeń
• różowe do hot spotów
• małe żółte do osób/ról
• większe bladoróżowe do zewnętrznych systemów
• zielone do propozycji rozwiązań

Musisz też wygospodarować sale a w niej ścianę, największą jak się da. Tak aby swobodnie przy niej wiele osób mogło w jednej chwili pracować. Oczywiście z karteczkami klejonymi na ścianę może być później kłopot, więc przygotuj wcześniej kartki jako background do pracy. Po zakończonym warsztacie możesz swobodnie zwinąć dorobek i zawsze do niego wrócić jeśli zdjęcia zaginą.

Pamiętaj jako prowadzacy, że w pierwszej godzinie może dwóch, możesz być odebrany jako cyrkowiec 🙂 Nie poddawaj się, bądź pewny siebie, prawie za każdym razem tak było, że początek był nudny i nużący, potrzeba odpalić pierwszy host spot aby zmienić skład krwi uczestników warsztatu.

Pamiętaj aby sala była przewietrzona i gotowa na warsztat. Pamiętaj o przerwach, ustal z uczestnikami zasady takiego spotkania. Ustalcie godzinę obiadu. Ja jak tylko mam możliwość zabieram grupę zawsze na 15 minutowy spacer. To bardzo dobrze wpływa na atmosferę, czystość myślenia i higienę. Nie jest powiedziane, że praca na świeżym powietrzu nie przyniesie dobrych pomysłów.

Staraj się angażować uczestników, do pracy na stojąco. Jeśli trzeba ogranicz ilość miejsc siedzących. Osoby pracujące non stop przy komputerach odruchowo będą zajmować miejsca siedzące i być uczestnikiem ruszając się tylko gdy będzie przerwa.

Zorganizuj przekąski, będą doskonałym dopełnieniem do tego, aby stworzyć komfortowe miejsce do pracy. 

Na sam koniec: jeśli możesz zrób to off line, organizowanie takich spotkań w sieci jest możliwe, ale wymaga trochę innego podejścia, po za tym tracimy bardzo dużo – od budowania więzi w zespole po jakość wiedzy jaką potrzebujemy posiadać po takim warsztacie.

Podsumowanie

Pierwszy raz jest zawsze trudny. Za każdym kolejnym spotkaniem będziemy dostrzegać miejsca gdzie musimy coś dopracować. Z doświadczenia wiem, że zawsze jeśli na początku postawiony jest cel i świadomie dążenie do jego osiągnięcia oraz zastosowanie artefaktów o których pisałem wyżej, to w 99% osiągniemy sukces.